Kwert-soft.ru

IT Софт для ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ограничение ввода данных в ячейку excel

How to dou

Видеоурок: «Проверка ввода данных в Excel»

Table of Contents:

Функция проверки данных в Excel 2013 может быть реальным временным пользователем при повторном вводе данных, а также может значительно помочь предотвратить неправильные записи в ваших электронных таблицах. Когда вы используете проверку данных в ячейке, вы указываете, какой тип ввода данных разрешен в ячейке.

Как часть ограничения ввода данных на число (которое может быть целым числом, десятичной, датой или временем), вы также указываете допустимые значения для этого типа номера (целое число от 10 до 100 или дата между 1 января 2012 года и 31 декабря 2012 года, например).

Когда вы ограничиваете ввод данных текстом, вы можете указать диапазон минимальной и максимальной длины текста (в символах) или, что еще лучше, список допустимых текстовых записей, которые вы можете выбрать из всплывающее меню (открывается щелчком по всплывающей кнопке, которая отображается справа от ячейки, когда она содержит курсор ячейки).

При использовании Data Validation для ограничения типа ввода данных и диапазона допустимых значений в ячейке вы также можете указать входное сообщение, которое автоматически отображается рядом с ячейкой при ее выборе и / или сообщение об ошибке который отображается, если вы пытаетесь ввести неправильный тип записи или число за пределами допустимого диапазона.

Чтобы использовать функцию проверки данных, поместите курсор ячейки в ячейку, где вы хотите ограничить тип ввода данных, который вы можете там сделать, а затем нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» ленты (или нажмите Alt + AVV). Откроется диалоговое окно «Проверка данных» с выбранной вкладкой «Настройки».

Затем щелкните раскрывающуюся кнопку, прикрепленную к раскрывающемуся списку Разрешить, и выберите один из следующих элементов:

Любое значение для удаления любых предыдущих ограничений, тем самым отменя проверку данных и снова позволяя пользователю вводить все, что пожелает, в ячейку

Целый номер , чтобы ограничить запись целое число, которое попадает в определенный диапазон или соответствует определенным параметрам, которые вы указываете

Decimal , чтобы ограничить запись десятичным числом, которое попадает в определенный диапазон, или придерживается определенных параметров, которые вы указываете

Список , чтобы ограничить запись одной из нескольких текстовых записей, которые вы указываете, которую вы можете выбрать из всплывающего меню, которое отображается, нажав кнопку всплывающего окна, которая отображается справа от ячейки, всякий раз, когда она содержит курсор ячейки

Дата , чтобы ограничить запись до даты, которая находится в определенном диапазоне, или до или до определенной даты

Время , чтобы ограничить запись до времени, который находится в пределах определенного диапазона или включен или до определенного времени дня

Длина текста , чтобы ограничить ввод текста, чтобы его длина в символах не опускается ниже или не превышает определенного числа или попадает в диапазон, который вы указываете

Пользовательский , чтобы ограничить запись параметрами, указанными конкретной формулой, введенной в другую ячейку рабочего листа > Чтобы указать входное сообщение после выбора всех элементов на вкладке «Настройки», откройте вкладку «Вводные сообщения» диалогового окна «Проверка данных», где вы вводите короткий заголовок для входного сообщения (например,

Ввод списка )) в текстовом поле «Заголовок», а затем введите текст своего сообщения в поле «Список входных сообщений» ниже. Чтобы указать предупреждение, перейдите на вкладку «Предупреждение об ошибке» диалогового окна «Проверка данных», где вы можете выбрать вид предупреждения из раскрывающегося списка «Стиль»: «Стоп» (по умолчанию используется красная кнопка с крестом в нем), Предупреждение (в котором используется желтый треугольник с восклицательным знаком в нем) или Информация (в которой используется воздушный шар с синим

I ). После выбора типа предупреждения вы затем вводите заголовок для своего диалогового окна в текстовое поле «Заголовок» и вводите текст предупреждающего сообщения в поле «Сообщение об ошибке».

Чтобы применить ограничение, которое вы определяете в диалоговом окне «Проверка данных» для всех других ячеек, отформатированных так же, как и в диапазоне ячеек, отформатированных как таблица, нажмите «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с одинаковыми» Установите флажок, прежде чем нажимать OK.

Чтобы скопировать ограничение на диапазон, который не отформатирован как таблица, используйте функцию проверки данных, чтобы настроить тип записи и разрешенный диапазон в первой ячейке, а затем использовать дескриптор Fill для копирования настроек проверки данных этой ячейки к последующим ячейкам в том же столбце или строке.

На сегодняшний день самым популярным использованием функции проверки данных является создание раскрывающегося меню, из которого вы или кто-то, кто использует вашу электронную таблицу, может выбрать соответствующий ввод данных.

Читать еще:  Как вывести формулу в excel

На этом рисунке показано, что происходит в электронной таблице после закрытия диалогового окна «Проверка данных». Здесь вы увидите всплывающее меню (со списком городов, взятых из диапазона ячеек A2: A6), как оно появляется, когда вы нажимаете новую всплывающую кнопку ячейки.

На этом рисунке вы также можете увидеть поле ввода ввода списка ввода, созданное для этой ячейки, используя параметры на вкладке «Вводные сообщения» диалогового окна «Проверка данных». Обратите внимание, что вы можете изменить положение этого окна сообщения (официально называемого

комментарием ), чтобы оно было близко к ячейке, но не мешало выбрать запись — просто перетащите окно комментария с помощью мыши указатель. На этом рисунке показано, что произойдет, если вы попытаетесь ввести запись, которая не находится в раскрывающемся списке.

Чтобы найти ячейки, к которым была применена проверка данных, откройте диалоговое окно «Перейти» (Ctrl + G или F5), а затем нажмите кнопку «Специальная» и нажмите кнопку «Проверка данных» в диалоговом окне «Перейти к специальному».

Нажмите кнопку «То же» в разделе «Проверка данных», чтобы Excel перешел к следующей ячейке, которая использует те же параметры проверки данных, что и активная ячейка. Оставьте кнопку «Все» в разделе «Проверка данных» выбрана для перехода к следующей ячейке, использующей любые настройки проверки данных.

Чтобы избавиться от настроек проверки данных, назначенных для определенного диапазона ячеек или ячеек, выберите ячейку или диапазон, откройте диалоговое окно «Проверка данных» (Alt + AVV), а затем нажмите кнопку «Очистить все», прежде чем нажимать «ОК».

Набор значений, которые могут быть введены в ячейку Excel, ограничен: решение проблемы

Автор: rf-webmaestro · Опубликовано 11.05.2018 · Обновлено 08.02.2019

Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.

Условие проверки

В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.

  1. Нажмите на любую клетку.
  2. Перейдите на вкладку «Данные».
  3. Кликните на выделенный инструмент.
  4. Выберите пункт «Проверка данных».

  1. После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».

Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.

Действительное

В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».

Список

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

  1. Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

  1. Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

  1. В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».

  1. Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.

Время

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Другой

Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.

Читать еще:  Сопоставить данные в двух столбцах excel

Сообщение об ошибке

При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.

  1. Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
  2. Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

  1. Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
  2. Выбираем вид отображения:
    • «Останов»;
    • «Предупреждение»;
    • «Сообщение».
  3. Указываем заголовок и текст уведомления.
  4. Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

  1. Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу Enter . И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.

Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.

  1. Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
  2. Откройте в меню раздел «Данные».
  3. Выберите инструмент «Работа с данными».
  4. Нажмите на иконку «Проверка данных».

  1. В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
  2. Укажите любой текст в указанных полях.
  3. Для продолжения нажмите на «OK».

  1. Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.

  1. Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
  2. Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
  3. Нажмите на инструмент «Работа с данными».
  4. Кликните на иконку «Проверка данных».

  1. Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
  2. Сохраняем изменения кликом на «OK».

  1. Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.

Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.

Видеоинструкция

Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.

Защита ячейки в Excel от ввода некорректных данных

Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.

Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.

Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».

В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток временидаты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.

Читать еще:  Как правильно прописать формулу в excel

В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.

На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:

• Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
• Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
• Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.

Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.

А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.

В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.

Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.

И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».

Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.

Проверка данных Excel

Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

  • 01.01.2001;
  • 01/01/2001;
  • 1 января 2001 года и т.д.

В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

  • Целое число;
  • Действительное число;
  • Список;
  • Дата;
  • Время;
  • Длина текста;
  • Другой.

В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Самым необычным видом является выпадающий список.

Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».

На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.

Пример всплывающей подсказки в Excel:

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector