Kwert-soft.ru

IT Софт для ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Защита файла excel от редактирования

Защита данных от изменений в Excel

22.11.2012 Григорий Цапко Полезные советы

Иногда возникает необходимость защитить от изменений окончательный вариант какого-либо документа, например последнюю, согласованную версию бюджета, дабы избежать случайных изменений в нем. Мы очень долго и упорно работали над нашим файлом, и нам очень хотелось бы по прошествии времени застать его в том виде, в котором он был нами сохранен в окончательном варианте, особенно, если файл расположен в общем доступе.

Программа Excel, как всегда, предоставляет нам несколько возможностей сделать это. Каждый из них имеет свои особенности и по этому рассмотрим каждый из них по подробнее.

Психологический

Первый способ, можно назвать «Психологический». Это когда мы даем имя файлу недвусмысленно указывающее на окончательный вариант, например «Имя_файла_финиш», «Имя_файла_окончательно», «Имя_файла_не_изменять_убью. ». По сути дела, нас ничего не удерживает от внесения изменений, кроме психологических сдерживающих факторов. При всех своих очевидных минусах, это достаточно распространенный и информативный вариант.

Окончательный вариант

Программа Excel 2010 дает возможность пометить документ как окончательный. В этом случае команды ввода, редактирования и проверки правописания на вкладках ленты станут неактивными, лента свернется, и под ней появиться сообщение, что данная книга помечена как окончательная. Также соответствующий значок появиться в строке состояния. Редактирование файла будет недоступно (без соответствующей команды).

Этот способ вполне подходит для защиты документа от случайных изменений.

Для того, чтобы пометить файл как окончательный необходимо в меню Файл → выбрать пункт Сведения → элемент Защитить книгу (Разрешения) → команда Пометить как окончательный.

Однако, при желании, все таки можно редактировать документ, воспользовавшись соответствующей командой управления «Все равно редактировать» появившейся под свернутой лентой в информационном сообщении.

Также, для редактирования книги можно проделать путь аналогичный ее защите, и при повторном нажатии на команду Пометить как окончательный, документ снова будет доступен для внесения изменений.

Как видим, данный способ защиты приемлем только от внесения случайных изменений. Если мы хотим уберечь наш документ от злого умысла, то нам необходимо что-то посерьезнее.

Защита листа

Следующий способ связан с установкой защиты листа от изменений. В Excel 2010 установить защиту листа можно на вкладке Рецензирование → группа Изменения → команда Защитить лист.

Откроется диалоговое окно, в котором можно установить пароль на снятие защиты листа и при необходимости разрешить внесение определенных изменений.

Устанавливаем пароль и на снятие защиты листа и нажимаем ОК. Пароль придется подтвердить еще раз. Теперь при попытке внести какие либо изменения на лист, программа Excel будет выдавать сообщение о том, что ячейка защищена от изменений.

Защиту листа можно установить и через меню Файл → элемент Сведения → группа Разрешения → команда Защитить текущий лист.

Для снятия защиты с листа необходимо проделать тот же самый путь: вкладка Рецензирование → группа Изменения → команда Снять защиту листа. Вводим пароль в появившемся диалоговом окне (если был установлен) и нажимаем ОК. Лист снова доступен для изменений.

Этот способ позволяет гибко подойти к защите данных от изменений на листе Excel. Кроме возможности разрешить определенные виды изменений, существует возможность, защитив только необходимые ячейки, оставить для других возможность редактирования.

Для того чтобы часть ячеек оставить незащищенными, необходимо установить соответствующий параметр для данных ячеек (снять галочку «Защищаемая ячейка»).

Сделать это можно выделив необходимые ячейки, щелкнуть на них правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать пункт Формат ячеек. В появившемся диалоговом окне, на вкладке Защита снять галочку Защищаемая ячейка и нажать ОК.

Теперь, при установке защиты листа, выделенные нами ячейки, будут доступны для редактирования.

Защита листа, как мы видим, является надежным способом защиты данных в Excel от изменений. От злого умысла нас теперь оберегает пароль. Даже если файл будет заменен другим, но с таким же именем, мы всегда сможем это понять, вводя наш пароль (если пароль принят, значит, файл не меняли).

Единственным минусом данного способа защиты данных, на мой взгляд, является необходимость защиты каждого листа. И если листов в книге Excel много, то это достаточно длительный процесс.

Есть еще одно ограничение на применение данного способа. Если наш документ имеет структуру (сворачивающиеся строки и столбцы) то при защите листа, она перестает действовать.

Как сохранить работоспособной структуру и в тоже время защитить данные от изменений, мы поговорим в следующих наших встречах на страницах сайта.

Читать еще:  Восстановить поврежденный файл excel онлайн

Защита книги

При защите всей книги, мы можем одновременно избежать указанных выше недостатков: и сразу защитить от изменений множество листов, и даже сохранить работоспособной структуру на листах книги Excel. Однако, мы не сможем оставить возможность редактирования для некоторых ячеек. Защищено будет сразу все – все данные на всех листах.

Защитить книгу можно следующим образом.

На этапе сохранения книги, в диалоговом окне Сохранение документа, нажимаем на кнопку Сервис и в появившемся меню выбираем пункт Общие параметры.

После этого появляется диалоговое окно Общие параметры, имеющее поля для установления пароля на открытие книги и на внесение изменений. Поскольку нас интересует установление защиты от изменений, то в соответствующем поле вводим пароль (1), нажимаем ОК (2) и в появившемся окне Подтверждение пароля вводим пароль повторно (3), нажимаем ОК (4) и нажимаем кнопку Сохранить (5).

Теперь при открытии сохраненной книги будет появляться диалоговое окно Пароль, которое будет предлагать ввести пароль для открытия книги с возможностью записи (внесения изменений), либо открыть в режиме «Только для чтения». Вводим наш пароль в соответствующее поле и нажимаем ОК.

Следует отметить, что при открытии книги в режиме «Только для чтения» существует возможность вносить изменения в открытую книгу, однако сохранить их не удастся. Программа предложит сохранить файл под другим именем.

Конечно, исходный файл можно подменить, однако отсутствие пароля при открытии книги, или сообщение о некорректности ввода нашего пароля сразу укажут нам на подмену файла.

Сохранение в формате PDF

Для того чтобы в наш документ уже точно нельзя было внести изменения, а можно было бы только его просматривать и печатать, можно воспользоваться возможностью сохранения файла в формате PDF.

При этом в обратную сторону, из формата PDF в формат Excel, уже никак не перейти, если не использовать специальное программное обеспечение по распознаванию текста.

Если необходимо все же внести изменения в сохраненный в формате PDF файл, то необходимо открыть исходный файл в Excel, внести изменения и заново сохранить его в формате PDF. Но это будет уже другой файл.

Для сохранения документа в формате PDF в меню Файл выбираем пункт Сохранить как, в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в поле Тип файла выбираем PDF (1). Нажимаем кнопку Параметры (2), устанавливаем, что мы будем сохранять: текущий лист или всю книгу (3) и нажимаем кнопку ОК (4) и кнопку Сохранить (5).

Как видите, программа Excel дает достаточно возможностей для защиты данных от изменений. Нужно лишь выбрать способ соответствующий вашим обстоятельствам.

Как защитить ячейки от редактирования в Еxcel частично и полностью

Добрый день, друзья. Как защитить лист в Excel от редактирования? Когда вы работаете с программой Excel, очень часто появляется необходимость в запрете редактирования листа этой программы, или даже отдельной ячейки. Это наиболее актуально, если вы работаете в офисе, и данным компьютером пользуется ещё пара человек.

Можно только представить ситуацию, когда вы пару недель работаете над определенным проектом в программе Excel, а какай-ни будь ваш сослуживец, после вашей смены начал заниматься своими делами и, нечаянно или намеренно, но всё-таки удалил часть информации с вашего документа. Очень неприятная ситуация.

При этом, совсем необязательно компьютеру находиться в офисе. Можно оставить включенным компьютер дома, сбегать минут на 20 в магазин, а вернувшись, увидеть, что над документом уже успели поработать ваши дети. Не менее неприятная ситуация!

Также, кошка может пробежаться своими лапками по клавиатуре и оставить вам в подарок свои изменения в проекте Эксель. Я сам видел, как моя кошечка в один прекрасный момент прогуливалась по клавиатуре. В любом случае, нужно уметь защищать ячейки от редактирования в Excel. Но и, разумеется, мы должны уметь снять свой пароль с нужных ячеек.

Как защитить Excel от изменений?

Давайте вначале попробует включить блокирование ячеек. В Excel есть функция для блокировки как отдельной ячейки, так и целого листа. Давайте их рассмотрим.

Метод первый, блокировка через меню файл

  1. Выделяем всю страницу, нажав по левому верхнему краю нашей таблицы, над координатами 1- 1. Затем, нажимаем правой клавишей мышки на этот же край таблицы. У нас появляется ниспадающее меню, в ней мы ищем пунктик «Формат ячеек…»;
  2. У нас открывается новое окошко. Выбираем меню «Защита». Затем, нам необходимо убрать галочку рядом с командой «Защищаемая ячейка». Жмём Ок;
  3. Выделяем ряды ячеек, нужные нам для блокировки (или целый лист). Затем, кликаем по выделенной области правой клавишей мышки, в ниспадающем меню снова выберем «Формат ячеек»;
  4. Снова у нас появляется знакомое окошко, где в меню «Защита» теперь нам нужно поставить галочку «Защищаемая ячейка». Но, после этих действий выделенные ячейки ещё не защищены. Чтобы они стали защищены, нам необходимо включить «Защита листа». Что интересно, заблокированными окажутся только те ячейки, которые мы выделили вначале. Все прочие остались подвержены редактированию;
  5. Итак, входим опять в файл. В меню «Сведения» левой колонки. В открывшемся окошке выберем «Защитить книгу». Затем, в ниспадающем меню нам нужен пункт «Защитить текущий лист»;
  6. Итак, у нас открылась функция «Защита листа». В новом окошке необходимо поставить галку рядом с командой «Защитить лист и содержимое…». Если вам нужно, есть возможность для дополнительной блокировки и ряда прочих действий. В этом случае советую внимательно прочитать все команды в нижнем окошке и над нужным поставить галочку. Но, нам сейчас это не важно. Обращаем внимание на строчку «Пароль для отключения…». В это поле вводим любой пароль. Если документ важный, пароль подбираем посложней (запишите его на отдельном листе). Нам же достаточно ввести простенький пароль. После ввода пароля, кликнем Ок.
  7. У нас снова появляется окно, где нам предлагают заново ввести тот же пароль. Я думаю, вам понятно, что повторение пароля необходимо для проверки того, как вы запомнили первый. Если вы уже успели забыть пароль, который ввели ранее, повторить его вы уже не сможете. Поэтому, не сможете себе навсегда поставить блок на данный документ, над которым вы так старались. Но, мы пароль помним, вводим его снова и жмём Ок.
  8. После этого, те ячейки (или лист), которые мы заблокировали, никто изменить уже не сможет, и наш документ теперь защищён от нежелательного изменения. По крайней мете та его часть, которую мы заблокировали.
Читать еще:  Как правильно записать формулу в excel

Метод второй, блокировка через рецензирование

Есть ещё метод поставить блок на нужные ячейки программы Excel. Оба метода очень похожи, различия только в разных меню, где мы будем блокировать документ.

  • Проделываем то же, что мы делали в пунктах 1 – 3, то есть убираем и ставим галочку над «Защищаемой ячейкой».
  • Теперь, перейдем в верхнее меню «Рецензирование». Примерно в середине этого меню мы видим команду «Защитить лист». Нажмём на эту кнопку.
  • Затем, мы видим вновь окошко «Защита листа», как в верхнем методе. Далее, поступаем также, как до этого по аналогии.

Как разблокировать Excel

Скажу сразу, мы будем рассматривать разблокирование ячеек в том случае, когда вы помните код, который поставили на лист Эксель. Итак, если вы нажмете на любую ячейку, которая была заблокирована, вы увидите следующее сообщение.

  1. Войдём в меню «Рецензирование». В этом меню выберем команду «Снять защиту листа»;
  2. Проделав данную операцию, у нас появится окошко ввода пароля. Вы же его не забыли? Вводим придуманный нами раньше пароль. Затем, нажмём Ок.

Всё, теперь мы можем редактировать все ячейки, с которых сняли пароль.

Вывод: — Как защитить лист в Excel от редактирования для нас теперь не является проблемой. Выберите одно из двух предложенных мной действий и смело ставьте пароль. Как вы сами видите, всё очень просто. Я рассматривал Excel 2019 года. В более ранних версиях всё примерно то же самое, за исключением небольших нюансов. Успехов!

Защита книги/листа в Excel 2016

Иногда необходимо защитить лист или книгу от изменений. Для того чтобы защитить книгу/лист в Excel от редактирования необходимо установить пароль. Так же можно скрыть формулы в Excel. Сделать это не так и сложно главное знать последовательность действий. Сегодня рассмотри три вопроса первый как защитить книгу от редактирования второй как защитить лист от изменений и третий как скрыть одну или несколько формул.

Как защитить книгу Excel от редактирования

И так как защитить книгу Excel в Microsoft Office 2016. Сделать это можно путем установки пароля. Для этого нужно открыть документ перейти во вкладку Рецензирование. Здесь ищем пункт Защитить книгу кликаем по нему. Далее необходимо ввести пароль нажать ОК и подтвердить его т.е ввести еще раз. Все теперь книга защищена.

Важно знать, что таким образом вы защитили структуру книги. Т.е нельзя будет добавлять удалять или переименовывать листы. А вот вносить изменения в данные листа, например, добавлять формулы редактировать таблицы все еще можно. Чтобы и это запретить нужно защитить лист.

Читать еще:  Примеры расчета формул в excel

Как защитить лист в Excel от редактирования

Саму книгу мы с вами уже защитили, но все еще можно изменить данные на листе. Для того чтобы запретить редактирования данных на листе нужно защитить лист от изменений. Делается это практически точно также. Нужно открыть книгу Excel перейти в пункт меню Рецензирование и выбрать Защитить лист. В окне Защита Листа можно настроить разрешения листа. Т.е то что будет доступно для изменения после Защиты листа. По умолчания после того как вы защитите лист другие пользователи смогут только выделять ячейки и все. Но можно, например, отметить пункт Форматирования ячеек после этого другие пользователи смогут на защищённом листе редактировать ячейки.

Как скрыть формулу в ячейке в excel

Если вам необходимо скрыть формулы, то ту есть два варианта.

Первый это так же, как и в предыдущем пункт защитить лист от изменений и убрать возможность выделять ячейки. Соответственно если пользователь не сможет выделить ячейку он и не сможет увидеть формулу. Этот вариант подойдет в том случае если необходимо скрыть все формулы, расположенные на листе.

Второй способ — это кликнуть на ячейке, в которой расположена формула правой кнопкой и выбрать пункт Форматирование ячеек.

В открывшемся окне перейти на вкладку защита и поставить галочку Скрывать формулы.

Далее необходимо защитить лист. Таким образом можно скрыть только одну формулу.

Защита ячеек в Excel от изменения и редактирования значений или форматов

Данные в Excel можно защищать от постороннего вмешательства. Это важно, потому что иногда вы тратите много времени и сил на создание сводной таблицы или объемного массива, а другой человек случайно или намеренно изменяет либо вовсе удаляет все ваши труды.

Рассмотрим способы защиты документа Excel и его отдельных элементов.

Защита ячейки Excel от изменения

Как поставить защиту на ячейку в Excel? По умолчанию все ячейки в Excel защищаемые. Это легко проверить: кликаем на любую ячейку правой кнопкой, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК – ЗАЩИТА. Видим, что галочка на пункте ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА проставлена. Но это еще не значит, что они уже защищены от изменений.

Зачем нам эта информация? Дело в том, что в Excel нет такой функции, которая позволяет защитить отдельную ячейку. Можно выбрать защиту листа, и тогда все ячейки на нем будут защищены от редактирования и другого вмешательства. С одной стороны это удобно, но что делать, если нам нужно защитить не все ячейки, а лишь некоторые?

Рассмотрим пример. Имеем простую таблицу с данными. Такую таблицу нам нужно разослать в филиалы, чтобы магазины заполнили столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО и отправили обратно. Во избежание внесения каких-то изменений в другие ячейки, защитим их.

Для начала освободим от защиты те ячейки, куда сотрудники филиалов будут вносить изменения. Выделяем D4:D11, правой кнопкой вызываем меню, выбираем ФОРМАТ ЯЧЕЕК и убираем галочку с пункта ЗАЩИЩАЕМАЯ ЯЧЕЙКА.

Теперь выбираем вкладку РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ – ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ. Появляется такое окно, где будут проставлены 2 галочки. Первую из них мы убираем, чтобы исключить любое вмешательство сотрудников филиалов, кроме заполнения столбца ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Придумываем пароль и нажимаем ОК.

Внимание! Не забудьте свой пароль!

Теперь в диапазон D4:D11 посторонние лица смогут только вписать какое-то значение. Т.к. мы ограничили все остальные действия, никто не сможет даже изменить цвет фона. Все средства форматирования на верхней панели инструментов не активные. Т.е. они не работают.

Защита книги Excel от редактирования

Если на одном компьютере работает несколько человек, то целесообразно защищать свои документы от редактирования третьими лицами. Можно ставить защиту не только на отдельные листы, но и на всю книгу.

Когда книга будет защищена, посторонние смогут открывать документ, видеть написанные данные, но переименовать листы, вставить новый, поменять их расположение и т.п. Попробуем.

Прежнее форматирование сохраняем. Т.е. у нас по-прежнему можно вносить изменения только в столбец ПРОДАННОЕ КОЛИЧЕСТВО. Чтобы защитить книгу полностью, на вкладке РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ выбираем ЗАЩИТИТЬ КНИГУ. Оставляем галочки напротив пункта СТРУКТУРУ и придумываем пароль.

Теперь, если мы попробуем переименовать лист, у нас это не получится. Все команды серого цвета: они не работают.

Снимается защита с листа и книги теми же кнопками. При снятии система будет требовать тот же пароль.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector