Kwert-soft.ru

IT Софт для ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Для чего необходимо включать защиту формы

Для чего необходимо включать защиту формы

На этом шаге мы рассмотрим создание полей формы, которые можно использовать при формировании шаблонов.

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать унинверсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы — это поля ввода для оперативного заполнения. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word . Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word есть три типа полей формы:

  • текстовые поля ;
  • независимые переключатели и
  • списки .

С помошью полей формы в шаблоне документа обозначаются облаcти для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформироватъ как обычный текст. При заполнении поля формы его форматирование автоматически назначается вводимому тексту.

Поле формы можно вставить в абзац, в ячейку таблицы или в текстовое поле. У пользователя есть возможность управлять данными, вводимыми в поля формы (определять список элементов, задавать элемент по умолчанию, форматировать), а также создавать макрокоманды, автоматически выполняемые при входе или выходе из поля, и информационные сообщения для каждого поля.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблонов документов. Обработка полей форм выполняется посредством панели инструментов Формы :

Рис.1. Панель Формы

Примечание . Если панель инструментов Формы отсутствует на экране, ее можно отобразить, выполнив пункт меню Вид | Панели инструментов | Формы .

Панель инструментов Формы содержит деcять кнопок, назначение которых описано в следующей таблице:

Поля формы для текста — это области, в которые пользователь может вводить обычный текст. Посредством полей формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

Чтобы вставить поле формы, необходимо установить курсор ввода в том месте шаблона, где при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, и выполнить щелчок на одной из первых трех кнопок панели Формы .

Кнопка Параметры поля формы предоставляет возможность доступа к окну для установки параметров выбранного поля. Вид окна зависит от типа выбранного поля. Окно для установки опций текстового поля формы изображено на рисунке 2:

Рис.2. Диалоговое окно для установки опций текстового поля

Доступные опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы.

В списке Тип указывается тип текстового поля формы:

  • Обычный текст ;
  • Число ;
  • Дата ;
  • Текущая дата ;
  • Текущее время ;
  • Вычисления .

Список Максимальная длина предназначен для определения максимальной длины поля. По мере ввода текста длина поля формы изменяется до максимума, заданного в списке Максимальная длина .

В поле Текст по умолчанию вводится текст, который будет отображаться в поле формы при открытии шаблона.

Формат текста устанавливается в поле Формат текста (смотри рисунок 2).

Любая макрокоманда, хранящаяся в шаблоне формы, может выполняться автоматически после установки курсора ввода в поле формы или извлечения оттуда. Макрокоманды назначаются в области Выполнить макрос .

При установке опции разрешить изменения поле становится доступным для занесения информации.

Описанное диалоговое окно открывается и с помощью команды Свойства контекстного меню поля.

На следующем шаге мы закончим создание шаблона документа.

Защита и сохранение формы

Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту:

– с помощью горизонтального меню:

1) выполнить команду Сервис®Установить защиту;

2) в появившемся диалоговом окне Защита документа запретить любые изменения, кроме ввода данных в поле формы (рисунок 3.99);

– с помощью панели инструментов: нажать кнопку Защита на панели инструментов Формы.

Если необходимо отредактировать элементы формы, то нужно сначала снять защиту, для этого нужно выполнить команду Сервис®Снять защиту или вторично нажать кнопку Защита на панели инструментов Формы. Операция сохранения шаблона формы производится так, как это описано в предыдущем уроке.

В защищенной форме пользователь может менять только содержимое полей.

Рисунок 3.99 — Диалоговое окно

При установке защиты можно использовать пароль. Для этого:

1) в диалоговом окне Защита документа в поле Пароль введите пароль;

3) в появившемся диалоговом окне Подтверждение пароля (рисунок 3.100) введите пароль еще раз;

4) нажмите кнопку Ok.

Рисунок 3.100 — Диалоговое окно Подтверждение пароля

Тогда, при снятии защиты MS Word попросит ввести пароль.

Поскольку форма создавалась как шаблон, то ее можно сохранить только в качестве шаблона известным вам способом в папке C:ProgramFilesMicrosoft OfficeШаблоны.

Заполнение формы по готовому шаблону

Для заполнения формы необходимо выполнить команду создания документа на основе шаблона созданной формы.

На основе выбранного шаблона будет создан новый документ – экземпляр формы, изображенный на рисунке 3.101. Первое поле формы (поле Имя) уже готово к вводу текста, это поле выделено черным цветом. Чтобы заполнить поля формы необходимо:

1) заполнить выделенное поле в соответствии с его типом (если это текстовое поле, то ввести текст, число или дату; если это флажок, то установить его или сбросить, используя клавишу Пробел (щелчок мыши); если это поле со списком, то щелчком мыши открыть список и выделить необходимый элемент;

Рисунок 3.101 — Новый документ, созданный на основе шаблона

2) нажать клавишу Tab для перехода на следующее поле; для возврата на предыдущее поле нажать комбинацию клавиш Shift+Tab.

Для выбора произвольного поля формы можно пользоваться щелчком мыши. На рисунках 3.93 и 3.102 показаны экземпляры заполненной формы.

Заполненную форму надо сохранить в файле как обычный документ. Впоследствии форму в любой момент можно будет открыть и отредактировать.

Рисунок 3.102 — Заполненная форма

Печать формы

Форму можно распечатать двумя способами:

— печать структуры формы и данных полей формы;

— печать только данных полей формы.

В первом случае документ на бумаге будет полностью таким, как он выглядит в электронном виде. Во втором случае, будет распечатка только данных, введенных в поля формы.

Для печати формы целиком используются обычные команды печати, рассмотренные в пункте 3.1.5.

Чтобы напечатать только данные полей нужно:

1) выполнить команду Сервис®Параметры;

2) в появившемся диалоговом окне Параметры, представленном на рисунке 3.103, раскрыть вкладку Печать;

3) установить флажок Печатать только данные форм;

4) щелкнуть по кнопке Ok.

5) выполнить стандартные команды печати документа.

Рисунок 3.103 — Диалоговое окно Параметры

Вопросы для самоконтроля

1 Дайте определение понятию форма.

2 В каких случаях используется форма?

3 Что такое поле формы?

4 Перечислите виды полей.

5 Каким образом можно полю формы назначить определенные свойства?

6 Параметр снят/установлен присущ какому полю?

7 Какие действия нужно выполнить, чтобы текстовое поле имело тип «число» и максимальную длину 7 символов?

8 Чем отличается форматирование структуры формы от форматирования полей формы?

9 Каким образом можно сохранить созданную форму?

10 Как сделать формы шаблоном?

11 Для чего нужна защита формы?

12 Как защитить неизменяемые элементы формы?

13 В каком режиме можно заполнять форму данными?

14 Какие режимы существуют для печати формы?

15 Каким образом вывести на печать только данные полей?

Практическая работа №4 по MS WORD 2010-2013. Создание электронных форм

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления , который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

  1. Создайте на Рабочем столе папку Эл_ФормаФамилия_студента .
  2. Запустите Microsoft Word.
  3. Создайте шаблон с именем Форма, разместите его в папке Эл_Форм аФамилия_студента . Для этого:
  • Щелкните значок Microsoft Office(или вкладку File) , а затем выберите команду Создать .
  • В области Шаблоны , нажмите Мои шаблоны .
  • В области Создать щелкните Шаблон
  • Щелкните значок Microsoft Office(или вкладку File) , выберите команду Сохранить как .
  • В диалоговом окне Сохранить как введите имя нового шаблона: Форма , выберите папку Эл_Форм аФамилия_студента, нажмите кнопку Сохранить .

4. Далее создаём макет формы в файле Форма : вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции .

5. Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка , щёлкаем по кнопке Таблица , выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

  • устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,
  • переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

  • нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
  • вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

  • щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
  • в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст ).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

10. Щёлкаем два раза по полю Город . Появится окно Параметры текстового поля . Вводим в поле Текст по умолчаниюХабаровск.

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить , вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить , вводим ТОГУ — нажимаем кнопку Добавить , перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения . Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0 .

13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки , открываем вкладку Клавиша F1 , щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле ТипТекущая дата , в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить .

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

  • во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

  • в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

18 . Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль , а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма . Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту с Документа . При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab , щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp . При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно а втоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния .

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Защита полей электронной формы от изменений

Тема 1. Парольная защита документов Офиса

Лабораторная работа №1. Защита паролем документов Word

Запрос пароля при открытии или изменении файла

При задании пароля к текстовому документу следует записать его и хранить в надежном месте. В случае утери пароля открыть защищенный паролем документ или получить к нему доступ будет невозможно*.

1. Откройте файл.

2. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность.

3. Выполните одно из следующих действий.

Задание пароля для открытия файла

1. В поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

2. В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

Задание пароля для изменения файла

3. В поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

4. В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

Чтобы задать пароль, содержащий до 255 знаков, нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите тип шифрования RC4.

Защитите первый документ паролем для открытия файла.

Сохраните файл. Повторно откройте его и проверьте функцию защиты.

Защитите второй документ паролем для изменения файла.

Сохраните файл. Повторно откройте его и проверьте функцию защиты.

* Существуют программы для восстановления паролей к документам Офиса. Они позволяют восстановить утерянный пароль. Программы можно найти в свободном доступе в сети Интернет.

Установка или снятие защиты документа, содержащего примечания и записи исправления

Если вы хотите предоставить доступ к вашему документу другим лицам с целью совместной работы над документом, (например для внесения исправлений или примечаний), выполните одно из следующих действий.

Установка защиты примечаний и исправлений

1. В меню Сервис выберите команду Установить защиту.

2. Выполните одно из следующих действий.

o Чтобы позволить рецензентам изменять документ путем вставки примечаний и записей исправлений, выберите записи исправлений.

o Чтобы позволить рецензентам только вставлять примечания, выберите вставки примечаний.

o Чтобы позволить только уполномоченным пользователям снимать защиту с документа, введите пароль в поле Пароль.

Снятие защиты для примечаний и изменений

· Чтобы снять защиту, выберите в меню Сервис команду Снять защиту.

Примечание. Если для защиты документа используется пароль, то для снятия защиты с документа необходимо ввести пароль.

Задание 1.

1. Подготовьте документ, который вы хотите предоставить для рецензирования в режиме примечаний. Установите на него защиту.

2. Откройте документ повторно и внесите примечания в текст.

Задание 2.

1. Подготовьте документ, который вы хотите предоставить для рецензирования в режиме исправлений. Установите на него защиту.

2. Откройте документ повторно и внесите примечания в текст.

Защита полей электронной формы от изменений

Можно защитить создающуюся форму, а так же защитить окончательную ее версию от изменений при заполнении пользователями.

Защита формы во время ее разработки и изменения

Этот метод позволяет легко проверить, как будет работать окончательная версия формы.

На панели инструментов Формы нажмите кнопку Защита формы .

Примечание. В предыдущих версиях Microsoft Word при защите формы после изменения все поля формы автоматически восстанавливали свои исходные значения. В этой версии этого не происходит. Можно восстановить исходные значения поля форм в ручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы от изменения пользователями

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Примечание. При защите документа нижеследующим методом, все данные в полях формы восстановят исходные значения.

1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.

2. Выберите Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм.

3. Введите пароль для защиты формы в поле Пароль (необязателен). Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.

4. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку OK.

Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Нажмите кнопку Разделы, а затем снимите флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Пользователи смогут проверить орфографию и грамматику в незащищенных разделах формы. Например, в форме оценки деятельности сотрудника можно не защищать раздел для комментариев. Пользователи смогут проверить свой текст в этом разделе до отправки формы.

Читать еще:  Защита файлов от копирования
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector