Kwert-soft.ru

IT Софт для ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Для каких целей используется защита формы

Защита полей электронной формы от изменений

Тема 1. Парольная защита документов Офиса

Лабораторная работа №1. Защита паролем документов Word

Запрос пароля при открытии или изменении файла

При задании пароля к текстовому документу следует записать его и хранить в надежном месте. В случае утери пароля открыть защищенный паролем документ или получить к нему доступ будет невозможно*.

1. Откройте файл.

2. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Безопасность.

3. Выполните одно из следующих действий.

Задание пароля для открытия файла

1. В поле Пароль для открытия файла введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

2. В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

Задание пароля для изменения файла

3. В поле Пароль разрешения записи введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

4. В поле Введите пароль еще раз повторно введите пароль, а затем нажмите кнопку OK.

Чтобы задать пароль, содержащий до 255 знаков, нажмите кнопку Дополнительно, а затем выберите тип шифрования RC4.

Защитите первый документ паролем для открытия файла.

Сохраните файл. Повторно откройте его и проверьте функцию защиты.

Защитите второй документ паролем для изменения файла.

Сохраните файл. Повторно откройте его и проверьте функцию защиты.

* Существуют программы для восстановления паролей к документам Офиса. Они позволяют восстановить утерянный пароль. Программы можно найти в свободном доступе в сети Интернет.

Установка или снятие защиты документа, содержащего примечания и записи исправления

Если вы хотите предоставить доступ к вашему документу другим лицам с целью совместной работы над документом, (например для внесения исправлений или примечаний), выполните одно из следующих действий.

Установка защиты примечаний и исправлений

1. В меню Сервис выберите команду Установить защиту.

2. Выполните одно из следующих действий.

o Чтобы позволить рецензентам изменять документ путем вставки примечаний и записей исправлений, выберите записи исправлений.

o Чтобы позволить рецензентам только вставлять примечания, выберите вставки примечаний.

o Чтобы позволить только уполномоченным пользователям снимать защиту с документа, введите пароль в поле Пароль.

Снятие защиты для примечаний и изменений

· Чтобы снять защиту, выберите в меню Сервис команду Снять защиту.

Примечание. Если для защиты документа используется пароль, то для снятия защиты с документа необходимо ввести пароль.

Задание 1.

1. Подготовьте документ, который вы хотите предоставить для рецензирования в режиме примечаний. Установите на него защиту.

2. Откройте документ повторно и внесите примечания в текст.

Задание 2.

1. Подготовьте документ, который вы хотите предоставить для рецензирования в режиме исправлений. Установите на него защиту.

2. Откройте документ повторно и внесите примечания в текст.

Защита полей электронной формы от изменений

Можно защитить создающуюся форму, а так же защитить окончательную ее версию от изменений при заполнении пользователями.

Защита формы во время ее разработки и изменения

Этот метод позволяет легко проверить, как будет работать окончательная версия формы.

На панели инструментов Формы нажмите кнопку Защита формы .

Примечание. В предыдущих версиях Microsoft Word при защите формы после изменения все поля формы автоматически восстанавливали свои исходные значения. В этой версии этого не происходит. Можно восстановить исходные значения поля форм в ручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы от изменения пользователями

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.

Примечание. При защите документа нижеследующим методом, все данные в полях формы восстановят исходные значения.

1. Выберите команду Установить защиту в меню Сервис.

2. Выберите Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм.

3. Введите пароль для защиты формы в поле Пароль (необязателен). Только знающие пароль пользователи смогут снять защиту и изменить форму. Пользователи, не знающие пароля, по-прежнему смогут вводить данные в поля формы.

4. Чтобы защитить всю форму, нажмите кнопку OK.

Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Нажмите кнопку Разделы, а затем снимите флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Пользователи смогут проверить орфографию и грамматику в незащищенных разделах формы. Например, в форме оценки деятельности сотрудника можно не защищать раздел для комментариев. Пользователи смогут проверить свой текст в этом разделе до отправки формы.

Для каких целей используется защита формы

На этом шаге мы рассмотрим создание полей формы, которые можно использовать при формировании шаблонов.

Наиболее часто используемые шаблоны можно сделать унинверсальными, включив в шаблон документа поля формы. Создание документа базе такого шаблона сводится к заполнению полей формы нужным текстом.

Поля формы — это поля ввода для оперативного заполнения. Ввести информацию в форму можно с клавиатуры непосредственно в окне Word . Можно также распечатать шаблон, а затем заполнить поля формы вручную. В Word есть три типа полей формы:

  • текстовые поля ;
  • независимые переключатели и
  • списки .

С помошью полей формы в шаблоне документа обозначаются облаcти для ввода данных определенного типа. Поля формы можно заранее сформироватъ как обычный текст. При заполнении поля формы его форматирование автоматически назначается вводимому тексту.

Поле формы можно вставить в абзац, в ячейку таблицы или в текстовое поле. У пользователя есть возможность управлять данными, вводимыми в поля формы (определять список элементов, задавать элемент по умолчанию, форматировать), а также создавать макрокоманды, автоматически выполняемые при входе или выходе из поля, и информационные сообщения для каждого поля.

Как правило, поля формы вставляются и форматируются при создании шаблонов документов. Обработка полей форм выполняется посредством панели инструментов Формы :

Рис.1. Панель Формы

Примечание . Если панель инструментов Формы отсутствует на экране, ее можно отобразить, выполнив пункт меню Вид | Панели инструментов | Формы .

Панель инструментов Формы содержит деcять кнопок, назначение которых описано в следующей таблице:

Поля формы для текста — это области, в которые пользователь может вводить обычный текст. Посредством полей формы для переключателей пользователь дает положительный или отрицательный ответ. Поля формы со списком содержат элементы для выбора.

Чтобы вставить поле формы, необходимо установить курсор ввода в том месте шаблона, где при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, и выполнить щелчок на одной из первых трех кнопок панели Формы .

Кнопка Параметры поля формы предоставляет возможность доступа к окну для установки параметров выбранного поля. Вид окна зависит от типа выбранного поля. Окно для установки опций текстового поля формы изображено на рисунке 2:

Рис.2. Диалоговое окно для установки опций текстового поля

Доступные опции и опции, используемые по умолчанию, зависят от типа поля формы.

В списке Тип указывается тип текстового поля формы:

  • Обычный текст ;
  • Число ;
  • Дата ;
  • Текущая дата ;
  • Текущее время ;
  • Вычисления .

Список Максимальная длина предназначен для определения максимальной длины поля. По мере ввода текста длина поля формы изменяется до максимума, заданного в списке Максимальная длина .

В поле Текст по умолчанию вводится текст, который будет отображаться в поле формы при открытии шаблона.

Формат текста устанавливается в поле Формат текста (смотри рисунок 2).

Любая макрокоманда, хранящаяся в шаблоне формы, может выполняться автоматически после установки курсора ввода в поле формы или извлечения оттуда. Макрокоманды назначаются в области Выполнить макрос .

При установке опции разрешить изменения поле становится доступным для занесения информации.

Описанное диалоговое окно открывается и с помощью команды Свойства контекстного меню поля.

На следующем шаге мы закончим создание шаблона документа.

Защита формы во время ее разработки и изменения

Для этого на панели инструментов Формы нажать кнопку Защита формы. Этот метод позволяет легко проверить, как будет работать окончательная версия формы.

Примечание. Можно восстановить исходные значения поля форм вручную, нажав кнопку Очистить поля формы на панели инструментов Формы.

Защита формы от изменения пользователями

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля. Для этого: Выбрать команду Установить защиту в меню Сервис› Выбрать Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм › Ввести пароль для защиты формы в поле Пароль(необязателен) › Ок. Чтобы защитить определенные части формы, необходимо разбить ее на разделы. Нажать кнопку Разделы, а затем снять флажки, соответствующие разделам, которые не требуется защищать.

Примечание. При защите документа нижеследующим методом, все данные в полях формы восстановят исходные значения.

Задание:

1. Скопируйте из Рабочих материалов Шаблон для формы.

2. Используя готовый шаблон создайте форму Накладная:

— Текст обозначенныйПримечание 1замените Текстовым полем.

— Текст обозначенныйПримечание 2замените Полем со списком (список содержит название 12 месяцев).

— Элемент обозначенныйПримечание 3замените Флажком.

— Текст обозначенныйПримечание 4замените Полем со списком (список содержит элементы: шт, л, м, м 3 , м 2 , кг.

— Текст обозначенныйПримечание 5замените Полем со списком (список содержит элементы: преподаватель, лаборант, декан, диспетчер).

— Добавьте в список Примечание 5элементзаведующий.

— Измените форматы нескольких полей.

— Включите затенение полей формы.

— Добавьте к форме тексты справки (Например, Введите инициалы и фамилию ректора).

— Запретите выполнение изменений в данной форме.

— Проверьте окончательную версию работы формы (заполнение, работа справки и т.д.).

— Установите окончательную защиту формы.

3. Сохраните форму в своей папке под названием W11.

4. На основании формы создайте документ и сохраните в собственной папке.

5. Создайте форму Анкета:фамилия, имя, отчество; родился (число, месяц, год, республика, область, район, населенный пункт, улица, дом, квартира); д.телефон; место работы (учёбы: вуз, факультет , курс, группа); стипендия (да, нет); семейное положение (женат, неженат, замужем, не замужем); желательное место работы после окончания уз; дата создания анкеты.

6. Сохраните форму Анкета.

7. На основании формы создайте документ и сохраните его.

Контрольные вопросы:

1. Что называют формой?

3. Как добавить текстовое поле?

5. Поле со списком?

6. Как создать список?

7. Как изменить формат поля?

8. Как добавить текст справки?

9. Как запретите выполнение изменений в данной форме.

10. Как установить окончательную защиту формы?

Тема 12. Поиск, замена, работа с закладками, переходы.

Цель: Выработка навыков работы с текстами большого объема.

Задачи:

Поиски замена, закладки, переходы— процедуры автоматизации правки документа для облегчения перехода, поиска, корректировки фрагментов текста.

Автотексти автозамена— процедуры автоматизации ввода текста при помощи сокращенного варианта вводимых фрагментов.

Поиск и замена

Поиск и замену можно выполнять по умолчанию во всем документе сразу: Правка > Заменить >вкладка Заменить > устанавливают курсор в начало строки ввода поля Найтии вводят символ или комбинацию символов, которые надо заменить > устанавливают курсор в начало строки ввода поля Заменить наи вводят символ, или комбинацию символов, которыми хотят заменить > кнопка Заменить все > Okв окне Найти и заменить > кнопка .

Для выполнения поиска и замены с установкой параметров и пошаговым поиском: Правка > Заменить > вкладка Заменить > кнопка Больше > в разделе Параметры поискав списке поля Направлениевыбирают Везде, устанавливают флажок Учитывать регистр > в строке ввода Найтивводят символ или комбинацию символов, которые надо заменить > в строке ввода Заменить навводят символ, или комбинацию символов, которыми хотят заменить > кнопка Найти далее > проверяют выделение найденного в документе слова и кнопка Заменить >кнопка Найти далееи т.д. до появления сообщения о завершении поиска > кнопка .

Переходы

Для переходов в документе к нужной странице, закладке объекту используется клавишаF5илиПравка>Перейти >в спискеОбъект переходавыбирается нужный объект >в окнеНомер…указывается номер объекта > кнопкаПерейти.

Расстановка переносов

Для расстановки автоматических переносов используют: Сервис > Язык > Расстановка переносов > устанавливают флажок Автоматическая расстановка переносови указывают ширину в смв списке Ширина зоны переноса слов > ОК.При использовании кнопки Принудительнопроизводится пошаговая расстановка.

Закладки

Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Например, можно использовать закладку для определения текста, который необходимо проверить позже. Чтобы в следующий раз не искать данный текст во всем документе, можно перейти к нему с помощью диалогового окна Закладка.

Отображение закладок

1. В меню Сервис выбирают команду Параметры, а затем открывают вкладку Вид.

2. Устанавливают флажок Закладки.

Закладки, соответствующие элементам, отображаются на экране в квадратных скобках ([…]), причем эти скобки не печатаются. Закладка, назначенная некоторой позиции, имеет I-образный вид.

Создание закладки

1. Выделить элемент, которому следует назначить закладку, или щелкнуть то место в документе, куда следует вставить закладку.

2. В меню Вставка выбрать команду Закладка.

3. В поле Имя закладки ввести или выбрать нужное имя.

Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуйтесь знаком подчеркивания, например «Первый заголовок».

4. Нажать кнопку Добавить.

Дата добавления: 2018-05-13 ; просмотров: 205 ;

Формы

Форма в Access — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных. «Связанная» форма напрямую связана с источником данных, например таблицей или запросом, и может использоваться для ввода, редактирования или отображения данных из этого источника. Кроме того, можно создать «несвязанную» форму. Она не привязывается непосредственно к источнику данных, но также содержит кнопки команд, метки или другие элементы управления, которые необходимы для работы с приложением.

В этой статье основное внимание уделяется связанным формам. Их можно использовать для управления доступом к данным (например, определить, какие поля или строки данных должны отображаться). Так, некоторым пользователям может понадобиться лишь несколько полей из таблицы с множеством полей. Форма, содержащая только эти поля, упростит таким пользователям работу с базой. Вы также можете добавить на форму кнопки и другие функции для автоматизации часто выполняемых действий.

Формы можно сравнить с окнами, через которые пользователи видят базу данных и обращаются к ней. Эффективная форма ускоряет работу с базой, так как избавляет от необходимости искать нужную информацию. Визуально привлекательная форма делает работу с базой данных приятнее и эффективнее, а также помогает предотвратить ввод неверных данных.

Примечание: В этой статье предполагается, что вы уже создали таблицу (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах) и хотите создать форму для просмотра данных или работы с ними.

В этой статье

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

Инструмент «Форма» позволяет создать форму одним щелчком мыши. При его использовании на форму добавляются все поля базового источника данных. Новую форму можно сразу же начать использовать либо изменить в режиме макета или конструктора, чтобы она лучше соответствовала вашим потребностям.

Создание формы с помощью инструмента «Форма»

В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.

Если приложение Access обнаруживает таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, то таблица данных добавляется на форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице «Сотрудники», и между таблицами «Сотрудники» и «Заказы» определено отношение «один-ко-многим», то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы «Заказы», относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных на форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных на форму.

Создание разделенной формы с помощью инструмента «Разделенная форма»

Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы.

Разделенная форма отличается от сочетания форм и подформ тем, что оба представления разделенной формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).

Работа с разделенной формой позволяет использовать преимущества обоих представлений в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы.

Чтобы создать разделенную форму с помощью инструмента «Разделенная форма»:

В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. Кроме того, можно открыть таблицу или запрос в режиме таблицы.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Разделенная форма.

Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Дополнительные сведения о представлениях формы см. в разделе Сведения о режиме макета и конструкторе.

Создание формы, в которой отображается несколько записей, с помощью инструмента «Несколько элементов»

Если форма была создана с помощью инструмента «Простая форма», она может одновременно отображать только одну запись. Если нужно создать форму, которая выводит несколько записей, но при этом настраивается более гибко, чем таблица, используйте инструмент «Несколько элементов».

В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться на форме.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Несколько элементов.

Будет создана новая форма, которая отобразится в режиме макета. В этом режиме вы можете вносить изменения в структуру формы параллельно с просмотром данных.

При использовании инструмента «Несколько элементов» будет создана форма, напоминающая таблицу. Данные будут расположены в строках и столбцах, и вы сможете одновременно просмотреть несколько записей. В то же время у формы «Несколько элементов» больше возможностей для настройки, чем у таблицы. Например, в нее можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления. Дополнительные сведения о настройке формы см. в разделах Настройка формы в режиме макета и Настройка формы в режиме конструктора.

Создание формы с помощью мастера форм

Чтобы точно выбрать поля, которые должны отображаться на форме, вместо различных инструментов, описанных выше, можно использовать мастер форм. Вы также можете настроить группировку и сортировку данных и использовать поля из нескольких таблиц или запросов, если связи между такими таблицами и запросами были заранее настроены.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.

Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

Примечание: Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Создание формы с помощью инструмента «Пустая форма»

Если мастер или инструменты создания форм вам не подходят, вы можете начать работу с пустой формы. Это может оказаться очень быстрым способом создать форму, особенно если вы планируете добавить в нее лишь несколько полей.

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма.

Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.

В области Список полей щелкните знак плюс ( +) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.

Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму.

После добавления первого поля вы можете добавить сразу несколько полей. Для этого выберите их, удерживая клавишу CTRL, а затем перетащите на форму.

Порядок таблиц в области Список полей может меняться в зависимости от выбранной части формы. Если поля, которое вы хотите добавить, не видно, выберите другую часть формы и повторите попытку.

С помощью инструментов в группе Колонтитул на вкладке Конструктор на форму можно добавить логотип компании, название или дату и время.

Чтобы добавить на форму другие виды элементов управления, выберите нужные в группе Элементы управления во вкладке Конструктор.

Чтобы расширить выбор элементов управления, перейдите в режим конструктора. Для этого щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите Конструктор.

Общие сведения о режимах макета и конструктора

Режим макета — это интуитивно-понятное представление, которое можно использовать для внесения в форму Access практически любых изменений.

В режиме макета форма продолжает работать, поэтому в нем выводятся те же данные, что и в представлении формы. Кроме того, в этом режиме вы также можете вносить изменения в структуру формы. Так как при изменении формы вы видите ее данные, это представление удобно использовать для настройки размера элементов управления и выполнения практически любых других задач, которые влияют на внешний вид и удобство использования формы.

Если вы столкнулись с задачей, которая не может быть выполнена в режиме «Макет», вы можете переключиться в режим «Конструктор». В некоторых ситуациях в приложении появляется сообщение, в котором говорится, что вам необходимо перейти в режим конструктора перед внесением того или иного изменения.

Режим конструктора позволяет подробнее изучить структуру формы. В нем выводятся заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. В режиме конструктора формы не работают, поэтому вы не сможете просматривать базовые данные, внося изменения в структуру; тем не менее некоторые задачи проще выполнять в конструкторе, чем в режиме макета. Вы можете:

добавлять другие виды элементов управления формы, например рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;

изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;

изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;

изменять некоторые свойств формы, которые невозможно изменить в режиме макета.

Настройка формы в режиме макета

После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить новые элементы управления в форму, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета.

Форма будет открыта в режиме макета.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.

Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:

На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.

Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Доработка формы в режиме конструктора

Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в нее новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать свойства для настройки формы.

Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор.

Форма откроется в режиме конструктора.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.

Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:

На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.

Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Читать еще:  Как снять защиту конфиденциальности
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector